Rappels et notifications
La section Rappels et Notifications d'une nomenclature est la seule section activée par défaut à la création d'une nomenclature. Elle permet d'éditer les paramètres liés aux envois de notifications déclenchées par certaines actions.
Calcul des délais
| Nom | Description | Valeurs | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|
| Calcul des délais | Calcul des délais de mise à jour des documents ou d'émission de visas | Jours ouvrés / Jours Calendaires | Jours Calendaires |
| Calcul des jours de retard par rapport à la date de réception du groupe sélectionné | Ne déclenche le calcul des jours de retard que lorsqu'un groupe défini à reçu les documents | Oui + sélection du groupe / non | non |
Notifications mail
Les paramètres de notification mail vous permettent d'informer automatiquement les intervenants concernés lorsque certaines actions sont effectuées dans les dossier soumis à la nomenclature.
| Nom | Description | Valeurs | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|
| Envoyer un mail de confimation de dépôt des documents | Déclenche l'envoi d'un accusé de réception à l'émetteur d'un document. | oui / non | non |
| Envoyer un mail à la confirmation d'un visa | Alerte l'émetteur d'un document lorsque celui-ci a été visé. | oui / non | non |
| Intégrer les documents prévisionnels aux notifications | Permet de définir à partir combien de jours avant la date de dépôt requise les document prévisionnels vont-être intégrés au récapitulatif des actions à effectuer | Nombre de jours / dès la création | 15 jours |
Bonne Pratique
Si de nombreux documents prévisionnels ont été créés dans le dossier, il est préférable de ne pas les intégrer aux notifications dès la création au risque de saturer les mails d'actions à effectuer avec trop d'informations non pertinentes.
Pour aider les utilisateurs à prioriser leurs actions, la configuration par défaut n'inclue que les documents à déposer dans moins de 15 jours dans le récapitulatif des actions.